Sistema para inmobiliarias: cartera de propiedades, separaciones y seguimiento de clientes

En este artículo

1. ¿Qué es un sistema para inmobiliarias?
2. La cartera de propiedades: una ficha, muchos usos
3. La web conectada a la cartera
4. Seguimiento de clientes: las etapas de una venta
5. Separaciones, cuotas y cobros en línea
6. Captación de propietarios y administración
7. Normas que conviene tener presentes
8. ¿CRM comercial o sistema a medida?
9. ¿Cuánto cuesta un sistema para inmobiliarias?
10. Errores comunes en inmobiliarias
11. En resumen
12. Preguntas frecuentes

En muchas inmobiliarias del Perú, la cartera de propiedades está en un Excel que solo entiende quien lo armó, las fotos en el celular de cada agente y el seguimiento de clientes repartido en decenas de chats de WhatsApp. El resultado es conocido: un departamento que ya se vendió sigue publicado, dos agentes le ofrecen la misma casa a clientes distintos y un interesado que pidió información un viernes recibe respuesta el martes, cuando ya separó en otra inmobiliaria.

Esta guía explica qué debe tener un sistema para inmobiliarias: cómo organizar la cartera de propiedades, cómo conectarla con la web, cómo llevar el seguimiento de clientes por etapas, cómo controlar separaciones y cobros, qué normas tener en cuenta y cuánto cuesta. En CONIT construimos webs y sistemas para inmobiliarias y administradoras de alquileres, como los de Inmobiliaria Solís en Cajamarca y Aloja Host en Lima.

¿Qué es un sistema para inmobiliarias?

Es el software donde la inmobiliaria registra sus propiedades, sus clientes y cada operación, desde la primera consulta hasta la firma. Reemplaza el Excel y los chats por una sola base de datos que comparten los agentes, la administración y la gerencia, cada uno con su usuario.

Tiene tres piezas principales:

1. La cartera de propiedades, con una ficha completa por inmueble que se publica en la web.
2. El seguimiento de clientes (lo que se suele llamar CRM inmobiliario), con las etapas de cada interesado y el agente responsable.
3. Las operaciones y cobros: separaciones, cuotas, alquileres, documentos y comisiones.

No todas las inmobiliarias necesitan las tres desde el inicio. Una que vende pocos proyectos propios puede empezar por la web con buscador y un CRM sencillo; una que administra alquileres necesita desde el primer día el control de cobros mensuales.

La cartera de propiedades: una ficha, muchos usos

La cartera es la base de todo. Cada propiedad se registra una sola vez con todos sus datos, y desde ahí alimenta la web, las fichas en PDF, los mensajes de WhatsApp y los reportes. Si un dato cambia (el precio, el estado), cambia en todas partes a la vez.

El estado es el dato más importante. Una propiedad separada debe dejar de ofrecerse al instante, en la web y para los demás agentes. Es el error que más reputación le cuesta a una inmobiliaria.

La web conectada a la cartera

La web es donde empieza casi toda operación: el cliente busca, filtra, mira fotos y escribe. Cuando está conectada a la cartera, cada propiedad nueva aparece sola y cada venta desaparece sin que nadie edite páginas.

En la web de Inmobiliaria Solís, por ejemplo, quien busca vivienda filtra por tipo, distrito, precio, dormitorios y área, puede ver solo las propiedades con recorrido 360° o con estacionamiento, cambia entre cuadrícula, lista o mapa y se suscribe para recibir por correo las propiedades nuevas. Cada ficha tiene galería, video, recorrido 360°, ficha técnica en PDF, un QR para compartirla y el agente a un toque de WhatsApp.

Lo que una web inmobiliaria debe hacer para alimentar al sistema:

• Cada consulta entra con la propiedad que la originó, no como un correo genérico.
• El botón de WhatsApp lleva el nombre o código del inmueble ya escrito en el mensaje.
• El formulario pide lo justo (nombre, celular, propiedad, si busca comprar o alquilar) y asigna la consulta al agente responsable.

Qué más debe tener la web lo explicamos en página web para constructoras e inmobiliarias.

Seguimiento de clientes: las etapas de una venta

Un interesado no compra en la primera conversación. El seguimiento por etapas permite saber en qué punto está cada cliente, qué propiedades vio y cuándo hay que volver a contactarlo. Sin eso, los clientes se enfrían por olvido, no por falta de interés.

Dos funciones marcan la diferencia en el día a día: el recordatorio de seguimiento («llamar a este cliente el jueves») y el reporte de consultas sin respuesta. Este último le muestra a la gerencia, cada mañana, qué interesados llevan más de un día sin contacto.

Separaciones, cuotas y cobros en línea

La separación es el momento en que una propiedad deja de estar disponible, y es donde más conflictos aparecen si no hay registro claro. El sistema debe guardar el monto, la fecha, la fecha límite para firmar, las condiciones de devolución y el comprobante del pago.

Cobrar en línea. Con una pasarela de pagos, el sistema puede generar un enlace para cobrar la separación con tarjeta o Yape. Estas son las tarifas publicadas (revisadas el 10 de octubre de 2026): Culqi cobra 3.44 % con tarjetas nacionales y Yape más US$ 0.20 por venta; Izipay, 3.44 % + IGV más S/ 0.69 + IGV por venta; y Mercado Pago, 3.49 % + S/ 1.00 con el dinero al instante, para ventas de hasta S/ 25,000 al mes. En montos altos, como una separación de varios miles de soles, conviene comparar con la transferencia bancaria y revisar con la pasarela los límites por operación.

Cuotas y alquileres. Si la inmobiliaria vende lotes en cuotas o administra alquileres, el sistema genera el cronograma, avisa antes del vencimiento, registra los pagos (en línea o por depósito) y muestra la morosidad por cliente y por proyecto. En la web de Inmobiliaria Solís, por ejemplo, las juntas de propietarios de los edificios administrados pagan sus cuotas con Mercado Pago o transferencia. Lo explicamos en cobros con Yape y tarjeta dentro de tu sistema.

Lo que hacemos en CONIT

Construimos webs y sistemas a medida para inmobiliarias: cartera de propiedades con buscador y mapa, fichas con 360° y WhatsApp por agente, seguimiento de clientes por etapas y cobros de separaciones y cuotas en línea. Mira el caso de Inmobiliaria Solís o conoce el servicio de sistemas a medida.

Captación de propietarios y administración

Una inmobiliaria no solo vende: también necesita conseguir propiedades. El sistema puede recibir solicitudes de valoración desde la web, asignarlas a un agente y seguirlas hasta que el propietario firma la autorización de venta o alquiler.

Si además administras inmuebles, como hace Aloja Host con departamentos de renta temporal en Lima, el sistema suma otras piezas: el propietario como cliente, los planes de servicio, la liquidación mensual de lo cobrado menos la comisión y los gastos, y un acceso donde el propietario ve cómo va su inmueble. En la web de Aloja Host, el propietario compara tres planes y cotiza por WhatsApp con el plan ya escrito en el mensaje, y las empresas tienen su propio formulario para alojamiento corporativo.

Normas que conviene tener presentes

No es asesoría legal, pero hay tres frentes normativos que un sistema bien hecho ayuda a cumplir:

• Registro del Agente Inmobiliario. La Ley 29080 creó este registro en el Ministerio de Vivienda; su reglamento, el D.S. 010-2016-VIVIENDA (El Peruano), señala que la inscripción implica un reconocimiento de la idoneidad del agente para intermediar. Guardar en el sistema el número de registro de cada agente y mostrarlo en la web da confianza al cliente.
• Prevención del lavado de activos. La actividad inmobiliaria figura entre los sujetos obligados que supervisa la UIF-Perú, con deberes como designar un oficial de cumplimiento y reportar operaciones sospechosas (SBS, sujetos obligados). Un sistema que guarda la identificación del cliente, el origen de los fondos declarado y el detalle de cada operación facilita ese trabajo.
• Datos personales. Los datos de tus clientes (DNI, ingresos, documentos) están protegidos por la Ley 29733 y su reglamento, el D.S. 016-2024-JUS, según el Ministerio de Justicia. Usuarios personales, permisos y copias de seguridad son lo mínimo.

Verifica siempre la norma vigente con tu asesor: estas reglas cambian.

¿CRM comercial o sistema a medida?

Hay CRM comerciales que sirven para inmobiliarias y se pagan por usuario al mes. Convienen cuando el proceso es estándar y no necesitas mucho más que seguimiento. El sistema a medida conviene cuando la cartera, la web, los cobros y los reportes tienen reglas propias.

Antes de decidir, revisa si el CRM comercial cobra por cada agente adicional, si exporta tus datos completos y si se conecta con tu web. Lo comparamos en software a medida vs ERP o SaaS.

¿Cuánto cuesta un sistema para inmobiliarias?

Depende de cuántas de las tres piezas necesitas y de cuántas integraciones lleva. Como referencia, las agencias peruanas que publican precios ubican un sistema básico de 1 a 3 módulos entre S/ 5,000 y S/ 15,000 (Adratech) y una plataforma web con usuarios y panel de control entre S/ 15,000 y S/ 50,000 (Alaz). Una web inmobiliaria con buscador, mapa y fichas suele resolverse antes y por menos, y puede ser la primera etapa.

Pide siempre el costo mensual de servidor y soporte por escrito, y que el código y los datos queden a tu nombre. Los rangos completos están en cuánto cuesta un sistema a medida en Perú.

Errores comunes en inmobiliarias

• Propiedades vendidas que siguen publicadas, porque la web y el Excel no se hablan.
• Fotos y documentos en los celulares de los agentes: cuando un agente se va, se lleva la cartera.
• Consultas que llegan a un correo general que nadie revisa a tiempo.
• Separaciones sin registro de condiciones ni fecha límite, origen de la mayoría de conflictos.
• Comisiones calculadas a mano al final del mes, con discusiones incluidas.
• Una clave compartida para todo el equipo, que impide saber quién cambió un precio.

En resumen

• Un sistema para inmobiliarias tiene tres piezas: cartera de propiedades, seguimiento de clientes por etapas y control de separaciones y cobros.
• La ficha de cada propiedad se registra una vez y alimenta la web, los PDF y WhatsApp; su estado debe actualizarse en todas partes al instante.
• Cada consulta de la web debe entrar con la propiedad que la originó y asignarse a un agente.
• Las separaciones y cuotas pueden cobrarse en línea con tarjeta o Yape, con condiciones escritas y revisadas por tu abogado.
• Ten presentes el Registro del Agente Inmobiliario, la prevención de lavado de activos y la Ley 29733.
• Empieza por la web con buscador y el seguimiento de clientes; suma cobros y reportes en una segunda etapa.

Preguntas frecuentes

¿Qué es un sistema para inmobiliarias?

Es el software donde una inmobiliaria registra sus propiedades, sus clientes y cada operación: visitas, ofertas, separaciones, pagos y contratos. Suele incluir un CRM para el seguimiento de interesados y estar conectado a la web, para que las propiedades se publiquen y se actualicen solas.

¿Qué diferencia hay entre un CRM inmobiliario y una web inmobiliaria?

La web es la vitrina: muestra las propiedades con buscador, fotos y botón de contacto. El CRM es el escritorio del agente: registra a cada interesado, en qué etapa está, qué propiedades vio y cuándo hay que volver a llamarlo. Lo ideal es que estén conectados: la consulta que entra por la web crea al cliente en el CRM con la propiedad que le interesó.

¿Se puede cobrar la separación de un departamento en línea?

Sí. El sistema puede generar un enlace de pago o un botón en la ficha para cobrar la separación con tarjeta o Yape mediante una pasarela como Culqi, Izipay o Mercado Pago. Al confirmarse el pago, la propiedad pasa a «separada» y deja de ofrecerse. Las condiciones de la separación deben estar por escrito y revisadas por tu abogado.

¿Una inmobiliaria debe cumplir normas de prevención de lavado de activos?

La actividad inmobiliaria figura entre los sujetos obligados que supervisa la UIF-Perú de la SBS, con deberes como designar un oficial de cumplimiento y registrar ciertas operaciones. Cómo te aplica depende de tu actividad concreta: verifícalo en la página de sujetos obligados de la SBS y con tu asesor. Un sistema ordenado facilita guardar la información que se pide.

¿Cuánto cuesta un sistema para inmobiliarias?

Depende de si se arma sobre una web con buscador o se construye un sistema completo con CRM, cobros y reportes. Como referencia, las agencias peruanas publican de S/ 5,000 a S/ 15,000 para sistemas básicos y de S/ 15,000 a S/ 50,000 para plataformas con usuarios y panel de control, más un costo mensual de servidor y soporte.

¿Puedo publicar mis propiedades en portales y en mi web a la vez?

Sí. La propiedad se registra una vez en tu sistema y desde ahí se publica en tu web. Para los portales inmobiliarios, depende de si ofrecen una forma de carga automática; si no, se publica a mano. Lo importante es que tu sistema sea la fuente única, para que al venderse una propiedad sepas en qué portales hay que darla de baja.