Migrar tu aula virtual a otro proveedor sin perder cursos, alumnos ni calificaciones

En este artículo

1. ¿Se puede cambiar de proveedor sin perder nada?
2. Sitio completo o curso por curso: la decisión clave
3. Antes de empezar: lo que debes pedirle a tu proveedor actual
4. El proceso paso a paso
5. Lo que se olvida con frecuencia
6. ¿Aprovechar para actualizar Moodle?
7. ¿Cuánto demora y cuánto cuesta migrar?
8. ¿Y si vengo de otra plataforma?
9. Lista de verificación después de migrar
10. Errores comunes al migrar un aula
11. En resumen
12. Preguntas frecuentes

Hay muchas razones para cambiar el aula virtual de proveedor: el aula se pone lenta en los exámenes, el soporte demora días en responder, no permite subir archivos grandes, sigue en una versión vieja de Moodle o el precio subió sin que mejore nada. Pero casi todos los directores frenan por el mismo miedo: perder cursos, alumnos o calificaciones a mitad del ciclo.

La buena noticia es que migrar Moodle sin perder datos es un proceso conocido, documentado por el propio Moodle, y que se puede hacer con el aula funcionando hasta el último momento. Esta guía explica qué pedirle a tu proveedor actual, cómo es el proceso paso a paso, qué se olvida con frecuencia y cómo verificar que todo llegó.

En CONIT administramos más de 130 aulas Moodle, de la versión 4.1 a la 5.2, en servidor dedicado. Lo que sigue es el procedimiento que recomendamos, basado en la guía oficial de migración de Moodle.

¿Se puede cambiar de proveedor sin perder nada?

Sí, siempre que se migre el sitio completo y no curso por curso. Un aula Moodle tiene tres partes, según la documentación de copias de seguridad de Moodle, y las tres deben llegar al nuevo servidor:

• La base de datos: usuarios, contraseñas, matrículas, notas, foros, respuestas de cuestionarios, registros de actividad y toda la configuración.
• La carpeta de datos (moodledata): materiales, entregas de alumnos, imágenes y archivos de certificados.
• El código: Moodle con sus plugins, el tema y el archivo de configuración.

Con esas tres partes, el aula nueva es idéntica a la vieja: los alumnos entran con la misma contraseña y encuentran sus cursos, sus notas y sus certificados donde estaban.

Sitio completo o curso por curso: la decisión clave

Si tu proveedor actual solo te deja descargar copias de cursos, pregúntale por qué. La base de datos y los archivos son tuyos.

Antes de empezar: lo que debes pedirle a tu proveedor actual

Antes de anunciar nada, consigue esto por escrito:

1. Acceso por SFTP o SSH, o en su defecto una exportación completa de la base de datos (archivo SQL) y una copia de la carpeta moodledata.
2. El código de Moodle con todos sus plugins y el tema, más el archivo config.php.
3. La versión exacta de Moodle y de PHP que usa el aula.
4. La lista de plugins de pago, porque algunos tienen licencias atadas al dominio o a una cuenta.
5. El control del dominio y del DNS. Si el dominio está a nombre del proveedor, ese es el primer problema que resolver. Lo explicamos en qué hacer si tu proveedor web desapareció.

Revisa también tu contrato: qué debe entregarte el proveedor, en qué formato y en qué plazo.

El proceso paso a paso

1. Inventario del aula

Lista los cursos activos, los plugins, las integraciones (por ejemplo, la matrícula automática desde WooCommerce), los correos que envía el aula, el verificador de certificados y dónde están los videos. Todo lo que el aula toca debe seguir funcionando después.

2. Preparar el servidor nuevo

El servidor debe tener la versión de PHP y de base de datos que pide tu versión de Moodle. Si vas a un hosting compartido, revisa antes los límites de subida de archivos y de recursos. Lo explicamos en el mejor hosting para Moodle.

3. Copia de prueba

Se copian la base de datos, moodledata y el código al servidor nuevo con el aula vieja funcionando. Según la documentación de Moodle, de moodledata no hace falta copiar las carpetas cache, localcache, sessions, temp ni trashdir. Se ajusta config.php con los datos del servidor nuevo (base de datos, ruta de moodledata y dirección del sitio).

4. Probar sin que nadie lo note

El aula nueva se prueba antes de cambiar el dominio, por ejemplo apuntando solo tu computadora al servidor nuevo. Se revisa el ingreso, varios cursos, un cuestionario, una entrega, los certificados y el correo.

5. Fijar la fecha de corte

Elige un momento de poco uso: nunca en semana de exámenes ni en plena matrícula. Un par de días antes, baja el tiempo de vida (TTL) de los registros DNS del aula, para que el cambio se propague rápido. Avisa a docentes y alumnos con fecha y hora.

6. El corte

1. Modo mantenimiento en el aula vieja (Administración del sitio > Servidor > Modo mantenimiento), para que nadie escriba datos nuevos que se pierdan.
2. Copia final de la base de datos y de los cambios en moodledata.
3. Cambio del DNS del subdominio del aula al servidor nuevo.
4. Certificado SSL en el servidor nuevo.
5. Verificación de que el aula nueva no quedó en modo mantenimiento, porque esa marca viaja en la base de datos.

7. Verificar y esperar antes de dar de baja

No canceles el servicio anterior el mismo día. Mantén el aula vieja apagada pero intacta unos días, por si hace falta recuperar algo.

Lo que hacemos en CONIT

Si hoy tu aula está con otro proveedor, planificamos el cambio completo: revisamos versión y plugins, montamos la copia de prueba en nuestro servidor dedicado, hacemos el corte en horario de poco uso y verificamos que ningún alumno pierda su acceso, sus notas ni sus certificados. Conoce el servicio de aula virtual o mira nuestros casos de educación.

Lo que se olvida con frecuencia

Estos detalles no rompen el aula el primer día, pero aparecen a la semana:

• El cron. Moodle necesita una tarea programada que se ejecute cada pocos minutos para enviar correos, cerrar cuestionarios y calcular la finalización. Sin cron, el aula parece funcionar pero deja de mandar avisos.
• El correo saliente. Si el aula enviaba por el correo del proveedor anterior, hay que configurar el SMTP nuevo y revisar SPF y DKIM del dominio.
• Los enlaces internos. Si cambia la dirección del aula, Moodle tiene una herramienta de búsqueda y reemplazo (/admin/tool/replace/index.php) para actualizar los enlaces guardados en la base de datos.
• Los videos con privacidad por dominio. Si los videos de Vimeo solo se permiten en la dirección vieja, dejan de verse.
• Las integraciones. La matrícula automática, los pagos o el verificador de certificados usan tokens y direcciones que hay que actualizar.
• Los límites de subida. Si el servidor nuevo no aceptaba archivos grandes, los alumnos lo descubren al entregar su proyecto.

¿Aprovechar para actualizar Moodle?

Sí, pero en dos pasos: primero se migra la misma versión y se verifica; después se actualiza. Mezclar los dos cambios hace imposible saber qué falló si algo sale mal.

Ten en cuenta los saltos de versión que fija Moodle: para llegar a la 4.5 hay que estar en 4.1.2 o superior, y para llegar a la 5.2, en 4.4 o superior, según las notas oficiales de Moodle. Las versiones 4.4 y anteriores ya no reciben parches de seguridad. Lo detallamos en las novedades de Moodle 5.2.

¿Cuánto demora y cuánto cuesta migrar?

Depende sobre todo del tamaño del aula (cuántos gigas pesan la base de datos y moodledata), de cuántos plugins y personalizaciones tiene y de si el proveedor actual entrega los datos rápido. Un aula pequeña y ordenada se prepara en pocos días; una con muchos videos dentro del aula y plugins sin actualizar toma más.

Lo que sí es constante es el reparto del tiempo: casi todo el trabajo ocurre antes del corte, con el aula vieja funcionando, y la interrupción para los alumnos se limita al corte final. Por eso lo que más alarga una migración no es copiar datos, sino esperar respuestas del proveedor anterior o del registrador del dominio.

En el costo, pide que la cotización separe tres cosas: la migración en sí (copia, prueba y corte), la actualización de versión si la hay, y el servicio mensual del nuevo proveedor. Así puedes comparar propuestas. Para tener referencias de precios del servicio mensual, revisa cuánto cuesta un aula virtual Moodle en Perú.

¿Y si vengo de otra plataforma?

Si tu aula está en Google Classroom, Chamilo u otra plataforma, no hay una migración automática completa a Moodle. Lo habitual es:

1. Cargar los usuarios desde un Excel (Administración del sitio > Usuarios > Subir usuarios).
2. Rehacer la estructura de cada curso con una plantilla común y subir los materiales.
3. Pasar los cuestionarios en formatos que Moodle importa, o reescribirlos en su banco de preguntas.
4. Guardar las notas históricas como reporte aparte.

Conviene hacerlo al inicio de un ciclo. Comparamos las plataformas en Moodle vs Google Classroom y Moodle vs Chamilo, Canvas y Coursera.

Lista de verificación después de migrar

Revisa esto el mismo día del corte y otra vez a la semana:

• Un alumno y un docente pueden entrar con su contraseña de siempre.
• Los cursos muestran sus materiales, videos y archivos.
• Las notas de un alumno coinciden con las del aula anterior.
• Una entrega de prueba y un cuestionario funcionan.
• Llega el correo de «olvidé mi contraseña» y no cae en spam.
• El verificador encuentra un certificado emitido antes del cambio.
• La matrícula automática y los pagos crean usuarios en el aula nueva.
• El cron se está ejecutando y las copias de seguridad diarias funcionan; revisa cómo hacer copias de seguridad en Moodle.

Errores comunes al migrar un aula

• Migrar curso por curso cuando se podía mover el sitio completo.
• No poner el aula vieja en mantenimiento durante el corte: lo que se entregó en esos minutos se pierde.
• Dar de baja el servicio anterior el mismo día.
• Cambiar de proveedor y de versión al mismo tiempo.
• No avisar a los alumnos: aunque nada cambie para ellos, un aviso evita consultas.

En resumen

• Para no perder nada, migra el sitio completo: base de datos, moodledata y código con plugins y tema.
• Pide por escrito a tu proveedor actual los datos, la versión de Moodle y PHP, y asegura el control de tu dominio.
• Prueba el aula en el servidor nuevo antes de tocar el DNS, y haz el corte con el aula vieja en mantenimiento.
• Revisa el cron, el correo saliente, los videos, las integraciones y que el aula nueva no quede en mantenimiento.
• Migra primero la misma versión y actualiza después; no canceles el servicio anterior hasta verificar.

Preguntas frecuentes

¿Se pierden las notas y los usuarios al migrar Moodle?

No, si se migra el sitio completo: base de datos, carpeta moodledata y código. La base de datos contiene los usuarios, las matrículas, las calificaciones y los registros, y moodledata los archivos y entregas. Lo que sí se pierde con facilidad es todo eso si se migra curso por curso con copias de seguridad de cursos.

¿Cuánto tiempo está caída el aula durante la migración?

La preparación (copiar, montar y probar el aula en el nuevo servidor) se hace con el aula vieja funcionando. La interrupción real es solo el corte final: poner el aula vieja en mantenimiento, copiar los últimos cambios y apuntar el dominio al servidor nuevo. Bien planificado, se hace en horario de poco uso y dura poco.

¿Qué le pido a mi proveedor actual para migrar?

Una copia de la base de datos (exportación SQL), la carpeta moodledata completa, el código de Moodle con sus plugins y tema, y el archivo config.php, o bien un acceso por SFTP o SSH para copiarlos. Pide también la versión de Moodle y de PHP, y confirma que controlas el dominio y su DNS.

¿Puedo actualizar Moodle al mismo tiempo que migro?

Sí, y suele ser buena idea, pero en dos pasos: primero se migra la misma versión y se verifica que todo funciona, y después se actualiza. Hay saltos que no se pueden dar directo: para llegar a Moodle 4.5 hay que estar en 4.1.2 o superior, y para llegar a 5.2, en 4.4 o superior.

¿Mi proveedor puede negarse a entregarme mi aula?

Los datos de tus alumnos y tus cursos son tuyos, pero lo que el proveedor debe entregarte y en qué plazo depende del contrato. Revísalo antes de anunciar el cambio y pide los datos por escrito. Si tu proveedor ya no responde, empieza por asegurar el dominio.

¿Se puede migrar de Google Classroom o Chamilo a Moodle?

No existe una migración automática completa entre plataformas distintas. Los contenidos se pasan curso por curso (archivos, videos, cuestionarios en formatos compatibles) y los usuarios se cargan desde un Excel. Las notas históricas suelen guardarse aparte como reporte. Por eso conviene hacerlo al inicio de un ciclo.