Cuánto debería invertir una pyme en tecnología al año (web, sistema, correo, seguridad)

En este artículo

1. ¿Qué porcentaje de los ingresos debería invertir una pyme?
2. ¿Qué rubros debe incluir el presupuesto?
3. Un presupuesto de ejemplo para una pyme de 8 personas
4. Inversión vs costo mensual: la diferencia que más se olvida
5. ¿En qué gastar primero si el presupuesto es pequeño?
6. Los gastos de tecnología que más se olvidan
7. ¿Cómo saber si un gasto en tecnología se justifica?
8. Cómo armar tu presupuesto en una tarde
9. En resumen
10. Preguntas frecuentes

«¿Cuánto debería gastar en tecnología?» es una pregunta que casi todo dueño de pyme se hace cuando llegan juntas la renovación del dominio, la factura del correo y la propuesta de una web nueva. Y casi siempre la respuesta llega tarde: se paga lo que vence, sin saber si es mucho o poco.

Esta guía te ayuda a armar el presupuesto de tecnología de tu empresa para un año completo: qué rubros incluir, cuánto cuesta cada uno con precios publicados en el Perú, qué es inversión y qué es costo mensual, y en qué no hace falta gastar todavía. En CONIT desarrollamos webs, tiendas y sistemas a medida para empresas de todo el país y administramos sus servidores, así que vemos de cerca qué gastos se justifican y cuáles se olvidan.

¿Qué porcentaje de los ingresos debería invertir una pyme?

No hay un porcentaje oficial para el Perú, y los que circulan en internet suelen salir de encuestas a empresas grandes de otros países. Para una pyme es más útil presupuestar por rubros y decidir cada uno según el problema que resuelve.

Un buen criterio es separar el gasto en tres grupos:

1. Lo que mantiene la empresa funcionando: dominio, correo, equipos, internet, copias de seguridad. No genera ventas por sí solo, pero si falla, todo se detiene.
2. Lo que trae o cierra ventas: la web, la tienda virtual, los cobros en línea, la publicidad digital.
3. Lo que ahorra horas: automatizaciones, un sistema para un proceso propio, integraciones.

El primer grupo es obligatorio y relativamente barato. El segundo y el tercero se deciden con números: cuánto te deja o cuánto te ahorra frente a lo que cuesta.

¿Qué rubros debe incluir el presupuesto?

Un presupuesto de tecnología completo para una pyme tiene seis rubros. Estos son, con su tipo de costo y precios publicados cuando existen (revisados el 10 de octubre de 2026):

A esto se suman los equipos (laptops, celulares, impresoras), el internet de la oficina y las comisiones de cobro de la pasarela, que no son un gasto fijo sino un porcentaje de lo que vendes.

Un presupuesto de ejemplo para una pyme de 8 personas

Pongamos una empresa de ocho personas que vende a todo el Perú, con web, correo para todos y cobros en línea. Así se vería su presupuesto anual de tecnología, sin equipos ni internet:

Cálculo propio con los precios publicados de la tabla anterior. No incluye IGV donde el proveedor lo cobra aparte, ni comisiones de la pasarela.

La diferencia entre las dos columnas está casi toda en el correo. Si tu equipo trabaja en documentos compartidos y videollamadas, Google o Microsoft se justifican; si solo necesita correo, un servicio por paquete basta. Lo comparamos con detalle en Google Workspace vs Microsoft 365 vs correo económico.

Si además la empresa necesita un sistema propio (por ejemplo, para cotizaciones, inventario o cuotas), hay que sumar la inversión del proyecto repartida en tres años y su mantenimiento mensual, que se detalla en cuánto cuesta un sistema a medida en Perú.

Inversión vs costo mensual: la diferencia que más se olvida

La inversión se paga una vez; el costo mensual se paga siempre. Un proyecto que solo se aprueba mirando la inversión suele abandonarse cuando llegan las mensualidades que nadie previó.

Ejemplos de cada uno:

• Inversión: el diseño y desarrollo de la web, la construcción de un sistema, la compra de equipos, la configuración inicial de una herramienta.
• Costo mensual o anual: dominio, hosting, servidor, correo, licencias por usuario, soporte, actualizaciones, copias de seguridad.

Una forma práctica de compararlas es el costo a tres años: suma la inversión más 36 meses de costo mensual. Así comparas en igualdad una web barata con hosting caro contra una web más cara con mantenimiento incluido, o un software por suscripción contra un sistema propio.

Lo que hacemos en CONIT

Desarrollamos páginas web, tiendas y sistemas a medida para empresas de todo el Perú y te damos desde el inicio el costo mensual por escrito: servidor, copias diarias, actualizaciones y soporte. Cotizamos por módulos para que decidas qué hacer ahora y qué dejar para después. Conoce el servicio de páginas web y el de sistemas a medida, o mira proyectos reales en nuestros casos de éxito.

¿En qué gastar primero si el presupuesto es pequeño?

Con poco presupuesto, gasta primero en lo que protege a la empresa y en lo que trae ventas. Lo demás puede esperar.

Un orden que funciona para la mayoría de pymes:

1. Dominio a nombre de la empresa y correo corporativo. Es barato y evita perder clientes y conversaciones cuando alguien se va.
2. Copias de seguridad automáticas de lo que no puedes perder: facturas, contabilidad, base de clientes. Lo explicamos en copias de seguridad para tu empresa.
3. Cobros en línea. Una pasarela no cobra afiliación ni mensualidad: solo una comisión por venta. Mercado Pago, por ejemplo, publica 3.49 % + S/ 1.00 con el dinero al instante para ventas de hasta S/ 25,000 al mes (ayuda de Mercado Pago).
4. Una web que genere consultas o ventas, con WhatsApp y formularios que lleguen a un correo que alguien revise.
5. Automatizaciones y sistemas, cuando ya sabes qué proceso te cuesta más.

Los gastos de tecnología que más se olvidan

Al revisar presupuestos y webs de empresas, hay gastos que casi nadie considera hasta que aparecen. Inclúyelos desde el inicio:

• Renovaciones a precio normal. Muchos hostings anuncian un precio de promoción solo para el primer periodo; el de Neolo citado arriba pasa de S/ 10.89 a S/ 21.78 al mes al renovar.
• Licencias que crecen con el equipo. Cada persona nueva suma una licencia de correo y, a veces, de otras herramientas.
• Tarifas de terceros. Comisiones de la pasarela, mensajes de WhatsApp Business API, facturación electrónica con un proveedor, consultas de DNI o RUC. Lo detallamos en WhatsApp Business API para empresas.
• Actualizaciones y seguridad. Una web o un sistema sin mantenimiento acumula vulnerabilidades. No es un extra: es parte del costo de tenerlo.
• El tiempo de tu equipo. Implementar una herramienta exige horas para cargar datos, capacitarse y probar. Ese costo no sale en la factura, pero existe.

¿Cómo saber si un gasto en tecnología se justifica?

Un gasto en tecnología se justifica cuando lo que ahorra o genera en un año supera lo que cuesta en ese año, contando la parte de la inversión. Hazlo con números simples.

Un ejemplo con cifras ilustrativas: si tu equipo pierde 6 horas a la semana armando cotizaciones a mano y la hora de esa persona te cuesta S/ 20, el problema te cuesta unos S/ 6,240 al año (6 × 20 × 52). Una herramienta o un módulo que reduzca ese tiempo a la mitad ahorra unos S/ 3,120 al año. Si cuesta menos que eso, incluido su mantenimiento, se paga solo.

Haz el mismo ejercicio con las ventas: si la web o la tienda te trae clientes que antes no llegaban, compara el margen de esas ventas con su costo anual. Para medirlo necesitas Google Analytics 4 y formularios que registren de dónde llega cada consulta; lo explicamos en cómo medir los resultados de tu web y tu sistema.

Cómo armar tu presupuesto en una tarde

Puedes tener tu presupuesto de tecnología del próximo año en pocas horas siguiendo estos pasos:

1. Lista todo lo que pagas hoy: revisa el estado de cuenta de la tarjeta de la empresa y busca dominios, hosting, correo, suscripciones y licencias.
2. Anota la fecha de renovación de cada uno y el precio de renovación, no el de promoción.
3. Marca lo que sobra: suscripciones que nadie usa, buzones de personas que ya no trabajan contigo, servicios duplicados.
4. Agrega lo que falta: copias de seguridad, mantenimiento, el proyecto que vienes postergando.
5. Separa inversión y costo mensual, y calcula el total del año y el costo a tres años de cada proyecto nuevo.
6. Pon un responsable y un calendario para las renovaciones, para que nada venza por olvido.

Este ejercicio, además de ordenar el gasto, suele encontrar ahorros: buzones que se pagan sin uso, dos herramientas que hacen lo mismo o un hosting que se renovó al precio alto sin que nadie lo revisara.

En resumen

• No hay un porcentaje oficial: presupuesta por rubros (dominio, correo, hosting, web, mantenimiento, sistema, seguridad y equipos).
• Con precios publicados, una pyme de ocho personas gasta en lo básico y su web entre unos S/ 1,270 y unos S/ 4,850 al año, sin contar un sistema a medida.
• Separa la inversión del costo mensual y compara siempre el costo a tres años.
• Con poco presupuesto, prioriza dominio y correo propios, copias de seguridad, cobros en línea y una web que genere consultas.
• Un gasto se justifica cuando lo que ahorra o vende en el año supera lo que cuesta, contando el mantenimiento.

Preguntas frecuentes

¿Qué porcentaje de sus ingresos debe invertir una pyme en tecnología?

No hay una regla oficial para el Perú. Los porcentajes que circulan suelen venir de encuestas a empresas grandes de otros países y no sirven para una pyme local. Es más útil armar el presupuesto por rubros (correo, web, sistema, seguridad, equipos) y priorizar lo que resuelve un problema concreto o genera ventas.

¿Cuánto cuesta el correo corporativo para una pyme?

Depende del servicio. Google Workspace Business Starter cuesta S/ 28 por usuario al mes con plan anual y sin impuestos, y Microsoft 365 Business Basic US$ 7 por usuario al mes. Un correo profesional por paquete de buzones, sin herramientas de oficina, cuesta menos: en conit.pe el paquete de 5 buzones cuesta S/ 168 y el de 15, S/ 239. Precios revisados en octubre de 2026.

¿Cuánto cuesta una página web para una pyme en Perú?

Agencias peruanas publican webs desde S/ 1,250 + IGV (kom.pe) y desde S/ 1,990 (leveluperu), con precios mayores si incluyen tienda o cobros en línea. A eso se suma el hosting, el dominio y el mantenimiento, que se pagan cada año.

¿Conviene pagar la tecnología al año o al mes?

Lo que pagas al año suele salir más barato (el dominio a cinco años, el correo con compromiso anual), pero exige más caja al inicio. Lo mensual da flexibilidad. Lo importante es que tengas claro cuánto pagarás en total durante el año y no te sorprendan las renovaciones.

¿Cuánto debo reservar para seguridad informática?

No hay una cifra fija, pero nunca debería ser cero. Como mínimo: copias de seguridad automáticas fuera de tu oficina, contraseñas con doble factor en correo y banca, equipos actualizados y alguien que mantenga la web y el sistema al día. Muchas de estas medidas cuestan poco o vienen incluidas en servicios que ya pagas.

¿Un sistema a medida es un gasto o una inversión?

Es una inversión si resuelve un proceso que hoy te cuesta horas, errores o ventas perdidas. Para saberlo, calcula cuánto te cuesta hoy ese problema al año y compáralo con lo que costaría el sistema más su mantenimiento en tres años. Si el problema cuesta menos, todavía no lo necesitas.