Sistema para restaurantes y cafeterías: pedidos, mesas, delivery y caja

En este artículo

1. ¿Qué es un sistema para restaurantes?
2. ¿Qué módulos necesita?
3. Mesas y comandas: del mozo a la cocina sin papel
4. Carta digital y pedidos por QR
5. Delivery propio, apps o ambos
6. Caja, comprobantes e IGV del rubro
7. Inventario y costo de cada plato
8. Libro de reclamaciones y datos de clientes
9. ¿Sistema comercial o a medida?
10. ¿Cuánto cuesta?
11. Errores comunes en restaurantes
12. En resumen
13. Preguntas frecuentes

En un restaurante, los problemas se notan a la hora punta: el mozo que anota mal un pedido, la cocina que recibe la comanda tarde, la caja que no cuadra al cierre, el delivery que llegó frío porque nadie sabía que estaba listo. Y detrás de todo eso hay preguntas que el dueño no puede responder con certeza: cuánto le cuesta de verdad cada plato, cuál deja más margen y cuánto se pierde en mermas.

Esta guía explica qué debe tener un sistema para restaurantes y cafeterías: cómo se conectan el salón, la cocina y la caja, cómo funciona la carta digital con QR, qué conviene hacer con el delivery, qué impuestos y obligaciones tener en cuenta, y qué resolver con un sistema comercial y qué hacer a medida. En CONIT desarrollamos webs, tiendas en línea y sistemas a medida para empresas de todo el Perú, con pagos por tarjeta, Yape y Plin.

¿Qué es un sistema para restaurantes?

Es el software que registra cada pedido desde que se toma hasta que se cobra, y que conecta a las personas que intervienen: el mozo, la cocina, la caja, el repartidor y la administración. En el mercado se le suele llamar «punto de venta» (POS) para restaurantes cuando se enfoca en salón y caja, y «sistema de gestión» cuando suma inventario, compras y reportes.

Bien hecho, responde en segundos lo que hoy toma horas:

• ¿Qué mesas están ocupadas y cuánto llevan consumido?
• ¿Qué pedidos están en preparación y cuáles listos para salir?
• ¿Cuánto se vendió hoy por medio de pago y por plato?
• ¿Qué insumos se están acabando?

¿Qué módulos necesita?

Mesas y comandas: del mozo a la cocina sin papel

El primer cambio que se nota es la comanda digital. El mozo toma el pedido en su celular o tablet, elige la mesa, agrega notas («sin cebolla», «término medio») y lo envía. La cocina lo recibe al instante, separado por estación: los platos de fondo a la cocina, las bebidas al bar.

Las ventajas son concretas:

• Se acaban las comandas ilegibles y los platos que nadie pidió.
• La cocina ve los tiempos: qué pedido lleva más minutos esperando.
• La cuenta se arma sola: lo que se pidió es lo que se cobra, sin olvidar la gaseosa de la mesa cuatro.
• Se puede dividir la cuenta por persona o por plato sin calculadora.

Un punto que hay que exigir: el sistema debe seguir funcionando si el internet se cae unos minutos, y sincronizar cuando vuelve. En plena hora punta, «el sistema no carga» equivale a cerrar el local.

Carta digital y pedidos por QR

La carta digital con QR reemplaza la carta impresa por una página que el cliente abre en su celular al escanear el código de la mesa. Tiene fotos, descripciones y precios siempre actualizados, y puede marcar al instante los platos agotados.

Hay dos niveles:

1. Carta de consulta: el cliente mira y le pide al mozo. Es barata, rápida de implementar y ya ahorra reimpresiones cada vez que cambia un precio.
2. Carta con pedido: el cliente pide y, si quieres, paga desde su celular; el pedido llega a la cocina con el número de mesa. Funciona muy bien en cafeterías y locales de comida rápida; en restaurantes de servicio a la mesa conviene que el mozo siga validando el pedido.

Usos de los códigos QR más allá de la carta los explicamos en códigos QR para tu negocio.

Delivery propio, apps o ambos

Las apps de delivery dan alcance inmediato, pero cobran una comisión por cada pedido y el cliente queda en la app, no en tu base de datos. Un canal propio te deja el margen y los datos, pero exige resolver el reparto. La mayoría de restaurantes termina combinando ambos.

Si optas por un canal propio, el pedido debe entrar al mismo sistema que los de salón: a la misma cocina, con la misma caja y el mismo inventario. Si llega por separado (un correo, un chat), se pierde todo lo ganado. Comparamos los números en app de delivery propio vs Rappi y PedidosYa.

Pagos en línea. Para cobrar los pedidos desde tu web hace falta una pasarela. Estas son las tarifas publicadas (revisadas el 10 de octubre de 2026):

En un pedido de S/ 45, el monto fijo por venta pesa más que en un ticket alto: compara las tres con tu ticket promedio real. Muchos restaurantes aceptan también el pago contra entrega con Yape o Plin al repartidor.

Caja, comprobantes e IGV del rubro

La caja es donde un sistema se paga solo: cada venta tiene su comprobante, cada medio de pago su total y el cierre de turno se hace en minutos. Desde junio de 2026, según gob.pe, todos los contribuyentes deben emitir comprobantes de pago electrónicos (R.S. N.° 75-2026/SUNAT), así que el sistema debe emitir boletas y facturas directamente o a través de un proveedor de facturación electrónica.

Tasa especial de IGV. Según SUNAT, en 2026 las micro y pequeñas empresas cuya actividad principal es restaurantes, hoteles o alojamientos turísticos aplican una tasa especial y temporal de IGV del 8 % más el Impuesto de Promoción Municipal de 2.5 %: en total, 10.5 %. Los requisitos publicados son ventas anuales de hasta 1,700 UIT, que esas actividades representen al menos el 70 % de los ingresos y no tener vinculación económica con otras empresas o grupos. La misma página indica que en 2027 la tasa sube (12 % de IGV más 3 % de IPM). Tu sistema de caja debe permitir configurar la tasa correcta y cambiarla cuando cambie la norma; la decisión de si te corresponde es de tu contador.

Inventario y costo de cada plato

El inventario es el módulo que más dinero revela y el que más se posterga. Funciona así: registras la receta de cada plato (por ejemplo, 180 g de pollo, 120 g de arroz, 30 ml de aceite), y con cada venta el sistema descuenta los insumos. Al final de la semana comparas lo que el sistema dice que debería haber con lo que hay en el almacén.

Lo que obtienes:

• El costo real de cada plato con los precios de compra actuales.
• El margen por plato, para decidir qué promocionar y qué sacar de la carta.
• Las mermas: la diferencia entre lo que se vendió y lo que se consumió.
• Alertas de insumos por acabarse antes de que falten en plena atención.

Requiere disciplina para registrar compras y hacer conteos, por eso conviene empezar con los 20 o 30 insumos más caros, no con todo el almacén.

Lo que hacemos en CONIT

Construimos webs y sistemas a medida para empresas del Perú: catálogos y webs de pedidos con pago por tarjeta, Yape y Plin, integraciones con WhatsApp y facturación electrónica, y reportes para la gerencia. Si tu salón ya funciona con un punto de venta comercial, conectamos tu canal propio de pedidos a lo que ya usas. Conoce el servicio de sistemas a medida o mira tiendas como la de Comprazi.

Libro de reclamaciones y datos de clientes

Todo establecimiento abierto al público debe tener un libro de reclamaciones, según el reglamento del Código de Protección y Defensa del Consumidor (D.S. 011-2011-PCM). Si además vendes por medios virtuales, como una web de pedidos, la modificación del reglamento (D.S. 006-2014-PCM en El Peruano) exige un libro de reclamaciones virtual, con un aviso visible en la web. Verifica los requisitos vigentes con INDECOPI.

Si guardas datos de tus clientes para delivery o promociones (nombre, celular, dirección), están protegidos por la Ley 29733 de protección de datos personales: pide su consentimiento para enviar promociones y no compartas tu base con terceros.

¿Sistema comercial o a medida?

Aquí vale la honestidad: para el salón y la caja, la mayoría de restaurantes está mejor con un sistema comercial de punto de venta, que ya resuelve comandas, cocina y comprobantes por una mensualidad. Lo que suele justificar un desarrollo a medida es lo que el sistema comercial no hace bien.

Antes de contratar un sistema comercial, revisa que funcione sin internet por momentos, que emita comprobantes electrónicos, que exporte tus ventas y que tenga una forma de conectarse con otros sistemas, por si mañana quieres tu propio canal de pedidos. Lo comparamos en software a medida vs ERP o SaaS.

¿Cuánto cuesta?

Los sistemas comerciales de punto de venta se pagan por mes, según el número de cajas, usuarios o locales: compara siempre el costo a tres años. Para lo que se hace a medida, las agencias peruanas publican de S/ 5,000 a S/ 15,000 para sistemas básicos (Adratech) y de S/ 5,000 a S/ 25,000 por integración entre sistemas (Alaz). Una web de pedidos con pago en línea suele estar en el extremo bajo si se apoya en una tienda virtual bien configurada. Qué debe tener esa web lo explicamos en página web para restaurantes con carta digital y pedidos, y los rangos completos en cuánto cuesta un sistema a medida en Perú.

Errores comunes en restaurantes

• Pedidos de delivery que llegan por WhatsApp y nunca entran al sistema: no se miden ni se descuentan del inventario.
• Sistemas que dependen 100 % de internet y se caen en hora punta.
• Carta digital desactualizada, con platos agotados o precios viejos.
• Una sola clave de caja para todos los turnos, imposible saber quién anuló una venta.
• No registrar recetas: se vende mucho y no se sabe cuánto se gana.
• Pasarela elegida sin mirar el ticket promedio, cuando el monto fijo por venta se come el margen de los pedidos chicos.

En resumen

• Un sistema para restaurantes conecta salón, cocina, caja con comprobantes electrónicos, pedidos en línea e inventario.
• La comanda digital y la cocina por estaciones son el cambio que más se nota; exige que funcione sin internet por momentos.
• Delivery: combina apps para clientes nuevos con un canal propio que entre al mismo sistema.
• En 2026, las MYPE de restaurantes que cumplen los requisitos aplican 8 % de IGV más 2.5 % de IPM (10.5 %), según SUNAT; confírmalo con tu contador.
• Las recetas por plato revelan el costo real, el margen y las mermas; empieza por los insumos más caros.
• Para salón y caja suele bastar un punto de venta comercial; lo que conviene hacer a medida es el canal propio de pedidos, la fidelidad o la operación multilocal.

Preguntas frecuentes

¿Qué sistema necesita un restaurante pequeño?

Un restaurante pequeño necesita, como mínimo, tomar pedidos por mesa, enviarlos a cocina, cobrar con varios medios de pago y emitir boletas y facturas electrónicas. Un sistema comercial de punto de venta suele cubrir eso por una mensualidad. Lo que conviene revisar es que funcione sin internet por momentos y que exporte tus datos.

¿Cuánto IGV paga un restaurante en 2026?

Las micro y pequeñas empresas cuya actividad principal es restaurantes, hoteles o alojamientos turísticos pueden aplicar en 2026 una tasa especial de IGV del 8 % más el Impuesto de Promoción Municipal de 2.5 %, es decir 10.5 %, según SUNAT. Deben tener ventas anuales de hasta 1,700 UIT y que esa actividad represente al menos el 70 % de sus ingresos. Confírmalo con tu contador.

¿Conviene tener delivery propio o solo usar apps?

Las apps de delivery dan alcance, pero cobran una comisión por pedido y el cliente es de la app. Un canal propio (web o WhatsApp con pedidos ordenados) te deja el margen y los datos del cliente, pero exige tener repartidores o un servicio de reparto. Muchos restaurantes combinan ambos: apps para clientes nuevos y canal propio para los frecuentes.

¿Cómo funciona la carta digital con QR?

El cliente escanea un código QR en la mesa y abre la carta en su celular, con fotos, precios y platos disponibles. Puede ser solo de consulta o permitir hacer el pedido desde el celular, que llega a la cocina con el número de mesa. Lo importante es que la carta se actualice sola cuando un plato se agota.

¿El restaurante debe tener libro de reclamaciones virtual?

Todo establecimiento debe tener libro de reclamaciones, según el reglamento del Código de Protección y Defensa del Consumidor. Si además vendes por medios virtuales, como una web de pedidos, la norma pide un libro de reclamaciones virtual con un aviso visible en la web. Verifica los requisitos vigentes con INDECOPI.

¿Puedo controlar el costo de mis platos con un sistema?

Sí. Si registras la receta de cada plato con sus insumos y cantidades, el sistema descuenta el inventario con cada venta y calcula el costo real del plato. Así ves qué platos dejan más margen y dónde hay mermas, algo imposible de saber con cuaderno.