Cómo elegir un proveedor de software en Perú: 12 preguntas antes de firmar

En este artículo

1. ¿Qué mirar primero al elegir una empresa de desarrollo de software?
2. Experiencia: ¿sabe hacer lo que necesitas?
3. Propuesta: ¿entendió tu problema?
4. Dinero: ¿cuánto cuesta de verdad?
5. Después de la entrega: ¿qué pasa si algo falla?
6. Respuestas que deberían preocuparte
7. Cómo comparar dos o tres propuestas
8. En resumen
9. Preguntas frecuentes

Elegir mal al proveedor de software es una de las decisiones más caras que puede tomar una pyme. No por el precio del proyecto, sino por lo que viene después: un sistema que nunca termina, un programador que deja de contestar, un código que no es tuyo o una mensualidad que nadie te dijo.

La mejor defensa es preguntar antes de firmar. Estas son las 12 preguntas que deberías hacerle a cualquier empresa de desarrollo de software, incluida la nuestra, y qué respuesta esperar en cada caso. En CONIT desarrollamos sistemas a medida, webs y tiendas para empresas de todo el Perú, y estas son las preguntas que nos gustaría que todos los clientes hicieran.

¿Qué mirar primero al elegir una empresa de desarrollo de software?

Mira tres cosas antes que el precio: que haya hecho proyectos parecidos y puedas verlos funcionando, que su propuesta sea detallada y que el contrato proteja tu código y tus datos. Con eso descartas a la mayoría de malas opciones.

Las 12 preguntas se agrupan en cuatro temas: experiencia, propuesta, dinero y lo que pasa después de la entrega.

Experiencia: ¿sabe hacer lo que necesitas?

1. ¿Qué proyectos parecidos al mío has hecho? ¿Puedo verlos funcionando?

Un buen proveedor te muestra sistemas y webs reales, con su dirección o capturas, no solo un portafolio de diseños. Mejor si son de tu rubro o resuelven un problema parecido (reservas, cotizaciones, cuotas, inventario).

Por ejemplo, en nuestros casos de éxito se puede revisar cada proyecto funcionando, como la web del laboratorio Sisgenyca, con su cartera de análisis por área, buscador y cotización en línea.

2. ¿Puedo hablar con alguno de tus clientes?

Un proveedor con clientes satisfechos no tiene problema en darte uno o dos contactos. Pregúntales si cumplió los plazos, cómo respondió cuando algo falló y si lo volverían a contratar.

3. ¿Tu empresa es formal y quién va a trabajar en mi proyecto?

Verifica el RUC del proveedor en la consulta RUC de SUNAT: debe estar activo y habido. Y pregunta quién hará el trabajo: si es un equipo propio, un solo programador o si lo subcontratan. No es malo subcontratar, pero debes saberlo.

Propuesta: ¿entendió tu problema?

4. ¿Qué problema crees que resuelve este sistema?

La primera reunión dice mucho. Un buen proveedor pregunta por tu proceso, tus usuarios y tus números antes de hablar de tecnología. Si después de escucharte te dice que parte de lo que pides se resuelve con una herramienta existente, es buena señal: está pensando en tu negocio, no en vender horas. Lo explicamos en cuándo NO hacer un sistema a medida.

5. ¿Me cotizas por módulos?

Una cotización en una sola línea («Sistema: S/ X») no te deja decidir. Pide el precio desglosado por módulo, para poder empezar por lo más urgente y dejar el resto para una segunda etapa. Ver cómo escribir los requerimientos de un sistema te ayuda a pedir bien.

6. ¿Qué NO incluye la propuesta?

Esta es la pregunta que más problemas evita. Diseño de pantallas, carga de datos, capacitación, integraciones con pasarelas o facturación, el servidor, las tarifas de servicios de terceros, cambios posteriores. Lo que no está escrito como incluido, asume que se cobrará aparte.

Dinero: ¿cuánto cuesta de verdad?

7. ¿Cómo se paga y qué pasa si el proyecto se retrasa?

Lo sano es pagar por hitos: un adelanto al iniciar y el resto contra entregas aprobadas. Desconfía de quien pide el total por adelantado. Pregunta también qué pasa si el retraso es del proveedor y qué pasa si es tuyo (porque no aprobaste a tiempo).

8. ¿Cuánto cuesta al mes después de la entrega?

Servidor, dominio, copias de seguridad, actualizaciones de seguridad y soporte. Pide el monto mensual por escrito y compara el costo a tres años, no solo la inversión inicial. Los rangos de mercado están en cuánto cuesta un sistema a medida en Perú.

Lo que hacemos en CONIT

Desarrollamos sistemas a medida y páginas web para empresas de todo el Perú. Cotizamos por módulos, cobramos por hitos, damos el costo mensual por escrito desde el inicio y entregamos el código fuente al cliente. Puedes revisar proyectos funcionando en nuestros casos y conocer el servicio de sistemas a medida.

Después de la entrega: ¿qué pasa si algo falla?

9. ¿De quién son el código fuente y los datos?

En el Perú, los programas de ordenador están protegidos como obras por el Decreto Legislativo 822, la ley de derecho de autor. Para evitar dudas, el contrato debe decir expresamente que los derechos patrimoniales del sistema hecho para ti se ceden a tu empresa y que recibirás el código fuente con su documentación. Lo detallamos en propiedad del código fuente.

Y los datos: tu base de clientes, ventas y pagos es tuya siempre, y debes poder exportarla cuando quieras.

10. ¿Dónde se alojará el sistema y quién lo administra?

Pregunta en qué servidor vivirá, quién aplica las actualizaciones, cada cuánto se hacen las copias de seguridad y dónde se guardan. Si el sistema maneja datos personales de tus clientes, el proveedor debe tratarlos con las medidas de seguridad que exige la ley. Lo explicamos en nube o servidor propio y en ley de protección de datos personales.

11. ¿Qué garantía das y cómo es el soporte?

La garantía es el tiempo en que se corrigen errores sin costo después de la entrega. El soporte es lo que pasa después: por qué canal, en qué horario y en cuánto tiempo responden. Pide ambos por escrito.

12. ¿Cómo se prueba y se aprueba cada entrega?

Cada módulo debería probarse con datos reales en un entorno de pruebas antes de pasar a producción, y aprobarse por escrito. Si no hay pruebas de aceptación, el proyecto «se entrega» cuando el proveedor quiere. Ver pruebas de software y aceptación.

Respuestas que deberían preocuparte

Estas respuestas, o la falta de ellas, son señales de alerta:

Cómo comparar dos o tres propuestas

Pon las propuestas una al lado de otra con los mismos criterios y no compares solo el total. Una forma práctica:

1. Haz una tabla con las 12 preguntas en filas y un proveedor por columna.
2. Marca lo que cada uno incluye y lo que no. Muchas veces la propuesta barata excluye diseño, servidor o capacitación.
3. Calcula el costo a tres años: inversión más 36 meses de costo mensual.
4. Pondera la experiencia: un proyecto parecido funcionando vale más que una diferencia de precio.
5. Lee el contrato antes de decidir. Te dejamos las cláusulas clave en contrato de desarrollo de software.

En resumen

• Antes del precio, mira experiencia en proyectos parecidos, una propuesta detallada y un contrato que proteja tu código y tus datos.
• Pide cotización por módulos, la lista de lo que no incluye y el costo mensual por escrito.
• Paga por hitos contra entregas aprobadas, nunca el total por adelantado.
• Exige la cesión de los derechos del sistema y la entrega del código fuente; los datos siempre son tuyos.
• Verifica el RUC del proveedor en SUNAT y habla con alguno de sus clientes antes de firmar.

Preguntas frecuentes

¿Cómo elegir una empresa de desarrollo de software?

Fíjate en tres cosas: que haya hecho proyectos parecidos al tuyo y puedas verlos funcionando, que su propuesta detalle módulos, plazos, costo mensual y lo que no incluye, y que el contrato deje claro que el código y los datos son de tu empresa. El precio es el último criterio, no el primero.

¿Qué debe incluir la propuesta de una empresa de software?

El alcance por módulos, lo que no incluye, las integraciones, el diseño, las pruebas y la capacitación, los plazos por hito con su forma de pago, el costo mensual de servidor y soporte, la garantía y la propiedad del código y los datos. Si falta alguno, pídelo antes de comparar precios.

¿Es mejor contratar una agencia o un programador independiente?

Un programador independiente suele ser más barato y funciona bien para proyectos pequeños, pero si se enferma, consigue otro trabajo o desaparece, el proyecto se detiene. Una agencia cuesta más, pero tiene un equipo que da continuidad y soporte. Lo comparamos en nuestro artículo sobre agencia, freelance o plataforma extranjera.

¿El código fuente de mi sistema es mío?

Solo si el contrato lo dice. En el Perú, el software está protegido por el Decreto Legislativo 822 de derecho de autor, y sin un pacto claro puede haber dudas sobre quién es el titular de los derechos. Exige una cláusula de cesión de derechos patrimoniales y la entrega del código fuente con su documentación.

¿Cómo verificar si una empresa de software es formal?

Consulta su RUC en la plataforma de SUNAT (estado activo y condición habido), revisa su web y sus casos, y pide hablar con uno o dos clientes. Desconfía de quien no emite factura, no tiene dirección ni equipo identificable o solo acepta pagos por adelantado del total.

¿Cómo se paga un proyecto de software?

Lo recomendable es pagar por hitos: un adelanto al iniciar y el resto contra entregas aprobadas (por ejemplo, el diseño, cada módulo y el paso a producción). Así el proveedor cobra a medida que entrega y tú pagas por lo que ya viste funcionando.